För många är mötet ett tecken på seriositet.
Om man samlar människor i samma rum, om agendan är lång, om kalendern är full, då måste viktiga saker vara på gång. Närvaro har blivit liktydigt med ansvar. Den som är upptagen ser betydelsefull ut.
Visst finns det invändningar. Folk blir trötta på möten, beslut drar ut på tiden och timmar försvinner utan att särskilt mycket blir gjort. Men grundidén står kvar: möten ses som priset man får betala för samordning.
En del av poängen med möteskulturen är att den gjort organisationen lättare att styra. När människor samlas, rapporterar, väntar på sin tur och rättar sig efter ordningen blir arbetet mer överblickbart. Inte nödvändigtvis bättre, men mer ordnat. Mötesrummet blir ett sätt att lära människor hur arbetet ska gå till. Vem som talar. Vem som lyssnar. Vem som beslutar. Vem som väntar.
Det är inte en slumpmässig effekt eller olycksfall i arbetet. Det var ett medvetet system.
Mötet har länge fungerat som en klok lösning på ett verkligt problem. När information rör sig långsamt, dokument är svåra att dela och koordinering kräver fysisk närvaro fyller mötet en funktion. Det skapar rytm. Det skapar struktur. Det skapar kontroll.
Och ja, det har fungerat. Organisationer har vuxit. Beslut har fattats. Projekt har drivits framåt.
Men nu då?
I dag kan information delas direkt. Underlag kan läsas i förväg. Synpunkter kan samlas in utan att tolv människor bokar in sig samma timme. Beslut kan förberedas bättre, dokumenteras tydligare och följas upp snabbare än förr. Ändå fortsätter många verksamheter att kalla till möten som om själva sammankallandet vore ett bevis på ledarskap.
Den som behöver samla alla för att få saker och ting gjort har förmodligen inte varit tydlig med verksamhetens syfte. Däremot skapat beroende.
Och ändå tränar många organisationer sina medarbetare i just detta. Att invänta mötet. Att inte säga ja innan mötet. Att inte säga nej innan mötet. Att intet ta initiativ om det inte först förankrats väl. På ett möte.
Det som ser ut som ett effektivt samarbete blir i praktiken en kultur av väntan.
Överenskommelsen var en gång begriplig: samla människor för att skapa samordning.
Men när mötet blir standardsvaret på nästan allt händer något annat. Tempot sjunker. Ansvar löses upp. Mod byts mot avstämning. Och det som kunde ha varit arbete blir administration kring arbete.
En del organisationer försöker lösa detta genom ännu fler möten. Fler check-ins. Fler forum. Fler dragningar. Men det är som att försöka olja maskineriet med klister. Det som en gång skapade ordning börjar i stället skapa friktion.
Så här lyder frågan varje chef, projektledare och medarbetare borde ställa:
– Ska vi fortsätta premiera arbetsformer som gör att människor deltar i gruppaktivitet eller ska vi börja bygga flöden där värdet ligger i det som faktiskt blir gjort?
Så länge vi förväxlar närvaro med ansvar, full kalender med betydelse och mötestid med framdrift kommer vi att fortsätta slösa bort både energi och skärpa.
Arbetslivet har redan förändrats.
Bryr vi oss tillräckligt mycket för att sluta kalla det samarbete när det egentligen bara är en gammal vana?
– Vad sägs om att skippa alla möten framöver?
OJ.
Med kärlek,
Dennis